Zwei Missverständnisse sorgen dafür, dass das Postfach nach dem Aufräumen trotzdem voll ist. Bitte lesen Sie deshalb kurz die Grundlagen, bevor Sie loslegen.
Wo liegen Ihre E-Mails?
Ihr Postfach ist per IMAP angebunden: Alle Ordner, die Sie in Ihrem E-Mail-Programm sehen, sind ein Spiegelbild des Servers. Was Sie dort verschieben, verschieben Sie auf dem Server – der Speicherbedarf bleibt gleich.
Platz schaffen Sie nur, indem E-Mails den Server verlassen. Dafür hat jedes gute E-Mail-Programm einen lokalen Bereich auf Ihrem Computer: „Lokale Ordner“ (Thunderbird, eM Client), „Outlook-Datendatei (.pst)“ (klassisches Outlook) oder „Auf meinem Mac“ (Apple Mail).
Die zwei Fallstricke
1. „Archivieren“ archiviert meist auf dem Server
Die Archivieren-Funktion verschiebt Nachrichten ab Werk in einen Ordner innerhalb Ihres Postfachs. Er heißt „Archiv“, zählt aber voll auf Ihre Quota. Sie müssen Ihr Programm erst umstellen, damit es lokal speichert – wie das geht, steht in den Anleitungen unten.
2. Der Papierkorb zählt mit
Gelöschte E-Mails liegen weiter im Postfach, bis Sie den Papierkorb leeren. Denken Sie auch an Spam und Gesendet – dort liegt jeder verschickte Anhang ein zweites Mal.
Der Ablauf in Kurzform
- Lokalen Bereich im E-Mail-Programm anlegen
- Nach Größe sortieren und E-Mails dorthin verschieben
- Archivierung auf den lokalen Bereich umstellen
- Papierkorb, Spam und Gesendet leeren
- Bis zu eine Stunde warten
Der Server berechnet die Belegung in Intervallen neu. Bis der freigewordene Platz wirkt, kann rund eine Stunde vergehen – bitte warten Sie das ab.
Anleitung für Ihr E-Mail-Programm
Mozilla Thunderbird
Lokale Ordner, Archiv-Optionen und Ordner komprimieren.
Neues Outlook für Windows
Der wichtigste Fallstrick: Es kennt keine lokalen Ordner.
Klassisches Outlook
Microsoft 365, Outlook 2024 und 2021: Auslagern in eine PST-Datei.
Apple Mail
Postfächer „Auf meinem Mac“ statt Serverordner.
eM Client
Lokale Ordner einblenden und automatische Archivierung.
Webmail (ohne eigenes Programm)
Aufräumen direkt im Browser unter webmail.routing.net.
Ihr Backup ist jetzt Ihre Aufgabe. Lokal abgelegte E-Mails sind nicht mehr im Serverbackup. Beziehen Sie den Speicherort in Ihre Datensicherung ein – und beachten Sie bei aufbewahrungspflichtigen Unterlagen die revisionssichere Archivierung.
Sie kommen nicht weiter? Gerne gehe ich das mit Ihnen durch – per Fernwartung oder nach kurzer Nachricht.
Die Inhalte auf dieser Seite wurden mit Hilfe generativer KI erzeugt.