Aufgeräumtes Postfach und gesetzeskonforme Archivierung sind zwei verschiedene Dinge. Für einen Teil Ihrer geschäftlichen Korrespondenz gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten – ein lokaler Ordner erfüllt die nicht.
Worum geht es?
Aufbewahrungspflichtig sind unter anderem Rechnungen (auch als PDF-Anhang), Auftragsbestätigungen, Angebote, Verträge und sonstige Handelsbriefe.
Diese Unterlagen müssen über die gesamte Frist vollständig, unveränderbar, auffindbar und lesbar vorliegen. Das meint revisionssicher; geregelt ist es in Handels- und Steuerrecht sowie in den GoBD.
Warum ein lokaler Ordner nicht genügt
| Lokaler Ordner | Revisionssicheres Archiv | |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | löschbar, bearbeitbar | technisch ausgeschlossen |
| Vollständigkeit | nur manuell befüllt | erfasst jede E-Mail automatisch |
| Auffindbarkeit | Ihre Ordnerstruktur | Volltextsuche mit Prüfpfad |
| Nachweis | kein Protokoll | Protokoll & Verfahrensdokumentation |
| Ausfallsicherheit | Festplattendefekt = alles weg | redundant beim Anbieter |
Worauf Sie bei der Anbieterauswahl achten sollten
- • GoBD-Konformität – ausdrücklich zugesichert, idealerweise mit Testat.
- • Serverstandort & DSGVO – Rechenzentrum in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
- • Automatische Erfassung – direkt am Mailserver, nicht im E-Mail-Programm. Nur so ist sie lückenlos.
- • Verfahrensdokumentation – gute Anbieter liefern eine Vorlage mit.
- • Export – Ihre Daten müssen am Vertragsende in einem gängigen Format mitkommen.
- • Fristen – das System sollte die für Sie geltenden Aufbewahrungsfristen abbilden.
Der Nebeneffekt: Speicherplatz
Ein revisionssicheres Archiv läuft parallel zum Postfach: Jede E-Mail wird bei Ein- und Ausgang automatisch übernommen. Ihr Postfach können Sie danach beruhigt aufräumen – und die Frage nach dem eigenen Backup stellt sich für diese Nachrichten nicht mehr.
Keine Rechts- oder Steuerberatung
Dieser Überblick ersetzt keine Beratung. Welche Fristen und Pflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Sie brauchen einen Startpunkt? Bei der Einordnung und der technischen Anbindung helfe ich Ihnen gerne. Zum Kontaktformular
Die Inhalte auf dieser Seite wurden mit Hilfe generativer KI erzeugt.