Das klassische Outlook speichert lokale Ordner in einer Outlook-Datendatei (.pst). Sie liegt auf Ihrem Computer und belegt keinen Platz im Postfach.
Der Fallstrick
Die Schaltfläche Archivieren und die AutoArchivierung sind zwei verschiedene Dinge. Nur die AutoArchivierung schreibt in eine lokale Datei.
1. Datendatei anlegen
- Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…, Reiter Datendateien.
- Hinzufügen…, Namen vergeben (z. B. Archiv 2024.pst) und einen Speicherort wählen, der im Backup liegt.
- Die Datei erscheint unten in der Ordnerliste; mit Rechtsklick → Neuer Ordner Struktur anlegen.
Sichern Sie diese Datei regelmäßig – sie liegt nur auf Ihrem Rechner.
2. E-Mails verschieben
- In der Nachrichtenliste auf Nach Datum klicken und auf Größe umstellen.
- E-Mails markieren und in den Ordner der PST-Datei ziehen – oder Rechtsklick → Verschieben.
3. AutoArchivierung prüfen
- Datei → Optionen → Erweitert → AutoArchivierungs-Einstellungen…
- Unter Alte Elemente verschieben nach muss ein Pfad zu Ihrer lokalen PST-Datei stehen.
- Intervall aktivieren (z. B. alle 14 Tage), damit die Bereinigung von allein läuft.
Nicht verwechseln mit der Schaltfläche Archivieren im Menüband: Die verschiebt nur in den Serverordner „Archiv“.
4. Gelöschte Elemente leeren
- Rechtsklick auf Gelöschte Elemente → Ordner leeren.
- Auch Junk-E-Mail prüfen – der Ordner zählt ebenfalls auf Ihre Quota.
Danach: bis zu eine Stunde warten
Der Server berechnet die Belegung Ihres Postfachs in Intervallen neu. Bis der freigewordene Speicherplatz wirkt und wieder E-Mails angenommen werden, kann rund eine Stunde vergehen. Das ist normal – Sie müssen nichts weiter tun.
Menüpfade können je nach Version leicht abweichen. Diese Anleitung folgt der jeweils aktuellen Programmversion. Finden Sie einen Punkt nicht, melden Sie sich gerne kurz – ich schaue mir das mit Ihnen an, auf Wunsch per Fernwartung.
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